Een lasmachine, plasma snijder of voorraad lasdraad zakelijk inkopen in Nederland kan voor een buitenlandse klant zonder Nederlandse btw. Wie btw vrij aankopen buitenlandse onderneming zoekt, moet wel verder kijken dan alleen een btw-nummer invullen bij het afrekenen. Het nultarief is gebonden aan duidelijke voorwaarden rond uw onderneming, het transport en de administratie. Kloppen die niet, dan kan Nederlandse btw alsnog verschuldigd zijn.
Wanneer zijn btw-vrije aankopen voor een buitenlandse onderneming mogelijk?
Voor de meeste zakelijke klanten binnen de Europese Unie gaat het om een intracommunautaire levering. Een Nederlandse leverancier levert goederen aan een onderneming in een andere EU-lidstaat. De goederen gaan daarbij daadwerkelijk van Nederland naar dat andere EU-land. De leverancier factureert met 0% Nederlandse btw en u verwerkt de btw vervolgens volgens de regels in uw eigen land. Dit wordt doorgaans aangeduid als btw verlegd of reverse charge.
Daarvoor moeten drie zaken tegelijk kloppen. U handelt als onderneming en beschikt over een geldig btw-identificatienummer uit een andere EU-lidstaat. De goederen worden vanuit Nederland naar het andere EU-land vervoerd. Ook moet de leverancier kunnen aantonen dat de goederen Nederland hebben verlaten.
Een Belgisch constructiebedrijf dat een MIG/MAG-lasapparaat en lasdraad laat afleveren op het bedrijfsadres in Antwerpen, valt bijvoorbeeld meestal onder deze regeling. Een Duitse onderhoudsdienst die een TIG-toorts bestelt voor levering op het eigen Duitse bedrijfsadres doorgaans ook. Het gaat niet om de nationaliteit van de koper, maar om de zakelijke status, het geldige btw-nummer en de grensoverschrijdende goederenstroom.
Btw-vrij aankopen buitenlandse onderneming: wat moet u aanleveren?
Een geldig buitenlands btw-nummer is het vertrekpunt. Dit nummer moet horen bij de bedrijfsnaam en het adres waarmee u bestelt. Een nummer dat niet geldig is, niet actief is voor intracommunautaire transacties of niet past bij de bestellende partij, geeft geen basis voor een levering met 0% btw.
Geef daarom bij uw bestelling altijd de volledige zakelijke gegevens door: officiële bedrijfsnaam, factuuradres, afleveradres, contactpersoon en btw-nummer. Bestelt u namens een moederbedrijf, zustermaatschappij of andere werkmaatschappij? Zorg dan dat duidelijk is welke juridische entiteit de koper is. Dat voorkomt verschil tussen de factuurgegevens, het btw-nummer en de betaalgegevens.
De leverancier controleert het btw-nummer en bewaart de uitkomst van die controle in de administratie. Dat is geen overbodige formaliteit. Bij een belastingcontrole moet de leverancier kunnen onderbouwen waarom geen Nederlandse btw op de factuur staat.
Het transport bepaalt veel meer dan de betaalmethode
Betalen met een buitenlandse bankrekening maakt een bestelling niet automatisch btw-vrij. Ook een buitenlandse factuur- of creditcardhouder is op zichzelf niet voldoende. De vraag is vooral: waar gaan de goederen naartoe en kan dat transport worden aangetoond?
Bij verzending door de leverancier is dit meestal overzichtelijk. Een vrachtbrief, track-and-trace, verzendbevestiging of ondertekend afleverdocument kan aantonen dat de lashelm, reduceerventiel of slijpmachine in een ander EU-land is afgeleverd. Bij grotere machines of palletzendingen is een ondertekende pakbon of CMR-vrachtbrief extra relevant.
Regelt u als koper zelf het vervoer, dan blijft een btw-vrije levering mogelijk, maar de bewijspositie vraagt meer aandacht. De leverancier heeft dan documenten nodig waaruit blijkt dat de goederen daadwerkelijk naar een andere lidstaat zijn vervoerd. Denk aan een vervoersverklaring, gegevens van de transporteur, een ondertekend ontvangstbewijs en waar mogelijk aanvullende transportdocumenten. Welke documenten nodig zijn, hangt af van de situatie en de transportwijze.
Voor een werkplaats is dit praktisch belangrijk. Een compacte inverter kan met een bestelbus mee, maar een zware lasstroombron, afzuiginstallatie of pallet met draadrollen vraagt vaak om professioneel transport. Laat vooraf weten wie het vervoer organiseert en naar welk zakelijk adres de goederen gaan. Dan kan de facturatie en documentatie vanaf het begin goed worden ingericht.
Afhalen in Nederland: vaak geen automatische 0% btw
Afhalen in een Nederlandse winkel of magazijn is een situatie waarin regelmatig misverstanden ontstaan. Neemt u de goederen direct mee vanuit Nederland, dan is voor de leverancier niet altijd direct aantoonbaar dat de goederen naar een andere EU-lidstaat worden gebracht. Daarom wordt bij afhaalorders vaak Nederlandse btw berekend, of zijn vooraf aanvullende documenten en afspraken nodig.
Dit betekent niet dat afhalen per definitie onmogelijk is voor een buitenlandse onderneming. Het betekent wel dat u niet moet aannemen dat een buitenlands btw-nummer voldoende is. Bespreek de afhaalwijze vooraf, zeker wanneer het om een grotere order gaat. Denk aan een lasapparaat met toebehoren, gascomponenten, beschermingsmiddelen en verbruiksartikelen voor een complete klus.
Laat u goederen na afhalen door een externe vervoerder ophalen, dan kan die vervoerder de benodigde transportstukken vaak verzorgen. Haalt u zelf met een bedrijfswagen, dan kan een schriftelijke verklaring over vervoer en ontvangst nodig zijn. De precieze werkwijze is afhankelijk van de administratie van de leverancier en de beschikbare bewijzen.
Wat staat er op een correcte factuur?
Bij een intracommunautaire levering met 0% btw horen de bedrijfsgegevens van koper en verkoper, het geldige btw-nummer van de afnemer, een duidelijke omschrijving van de goederen en de toegepaste btw-behandeling op de factuur te staan. Ook moet zichtbaar zijn dat Nederlandse btw niet in rekening is gebracht wegens een intracommunautaire levering.
Controleer de factuur meteen na ontvangst. De bedrijfsnaam, het afleverland en het btw-nummer moeten overeenkomen met de gegevens van uw administratie. Dat is vooral relevant wanneer inkopen worden verwerkt door een boekhouder, projectleider of centrale inkoopafdeling. Een factuur op de verkeerde werkmaatschappij kan later onnodige correcties opleveren.
De factuur zonder Nederlandse btw betekent niet dat er nergens btw speelt. U verwerkt de aankoop in uw eigen btw-aangifte volgens de regels van uw vestigingsland. De manier waarop u die btw aangeeft en eventueel aftrekt, hangt af van uw lokale regelgeving en uw recht op aftrek.
Leveringen buiten de EU: export is een andere regeling
Is uw onderneming gevestigd in bijvoorbeeld Noorwegen, Zwitserland of het Verenigd Koninkrijk, dan is geen sprake van een intracommunautaire levering maar van export. Ook bij export kan Nederlandse btw vaak achterwege blijven, mits de goederen de EU verlaten en dit met exportdocumenten kan worden aangetoond.
Daar staat tegenover dat invoerformaliteiten, invoer-btw, douanerechten en inklaringskosten in het bestemmingsland kunnen gelden. Wie een plasma snijmachine of lasbenodigdheden buiten de EU bestelt, moet dus niet alleen naar de prijs zonder Nederlandse btw kijken. Controleer vooraf wie de douaneaangifte verzorgt, welke kosten bij import ontstaan en of de transporteur die kosten voorschiet of aan u doorberekent.
Voor zakelijke aankopen buiten de EU is een goede goederenomschrijving extra nuttig. Vermeld duidelijke productgegevens en zorg dat machine, toebehoren en verbruiksartikelen correct op de handelsdocumenten staan. Dat beperkt vertraging bij de grens.
Situaties waarin het anders kan uitpakken
Niet iedere bestelling met een buitenlandse onderneming volgt dezelfde btw-route. Montage of installatie op locatie, reparaties, trainingen, verhuur en andere diensten kunnen eigen btw-regels hebben. Ook wanneer goederen in Nederland blijven, bijvoorbeeld voor gebruik op een Nederlandse bouwplaats of in een gehuurde werkplaats, is een levering met 0% Nederlandse btw niet vanzelfsprekend.
Verder kunnen afwijkende afspraken gelden bij bijzondere goederenstromen, meerdere afleveradressen of leveringen aan particulieren. Bestelt een medewerker op naam van een bedrijf maar laat hij een lashelm thuis afleveren, dan moet eerst duidelijk zijn of dit werkelijk een zakelijke grensoverschrijdende levering is. De administratie moet de feitelijke situatie volgen, niet alleen de gewenste factuurvorm.
Praktisch bestellen voor uw werkplaats
Voor een snelle zakelijke verwerking helpt het om uw bestelling compleet aan te leveren. Vermeld bij grotere projecten meteen het juiste afleveradres, de gewenste transportmethode en een contactpersoon die de levering kan aftekenen. Bestelt u regelmatig draad, elektroden, slijpschijven, contacttips of persoonlijke beschermingsmiddelen? Houd uw bedrijfs- en btw-gegevens dan consequent gelijk bij iedere order.
Controleer vóór afronding in elk geval deze vijf punten:
- uw btw-nummer hoort bij de onderneming die bestelt;
- het afleveradres ligt in een andere EU-lidstaat of er is sprake van aantoonbare export;
- de vervoerswijze is vooraf duidelijk;
- de factuurgegevens zijn volledig en juist;
- u weet hoe u de aankoop in uw eigen btw-aangifte verwerkt.
Een buitenlandse zakelijke bestelling is dus goed uitvoerbaar, zolang btw-nummer, afleverland en transportbewijs dezelfde kant op wijzen. Leg de gegevens vooraf helder vast. Dan kan uw materiaal direct naar de werkplaats en blijft de administratie net zo strak als het laswerk.